Infor SunSystems Document Management

Infor FMS SunSystems & Version One Integrated Document Management Partnership

Il software provider di Document Management, Version One, annuncia il suo accordo globale di partenership con Infor, fornitore leader di software per il business delle aziende di mid-market.

Version One (insieme alla consociata USA-based, Document Management V1) è oggi un partner internazionale di Infor per la gestione dei documenti e dei software di Imaging.

Secondo i termini dell'accordo, Infor propone le soluzioni end-to-end di Version One del prtfolio di document management strettamente integrate ad FMS SunSystems, ad FMS SmartStream, ad FMS Masterpiece, all' ERP SX.enterprise financial management ed all' ERP (Enterprise Resource Planning).

Usando le soluzioni della Version One, i clienti Infor possono creare, autorizzare, inviare, archiviare, gestire ed elaborare elettronicamente i propri documenti di business (ad esempio, le fatture, gli ordini di acquisto, le spedizioni etc.) direttamente dal loro sistema Infor di financial management e dal loro sistema di ERP. Questo elimina gli sprechi sia di tempo per l'elaborazione dei documenti e sia di costo per il trattamento cartaceo di questi.

Document Management Version One aiuta le aziende come la vostra a: 

• Ridurre i costi di distribuzione dei documenti con modalità automatizzate per la creazione di e-mail e per l'invio di fax
  

• Eliminare l'archiviazione e recuperare tutti i documenti aziendali
  

• Indirizzare automaticamente dei documenti, come le fatture per le approvazioni
  

• Accedere direttamente a tutte le fatture da SunSystems e Vision (Q&A Executive)
  

La soluzione P2P (Purchase to Pay) di version One ed Infor è stata specificamente sviluppata per consentire alle organizzazioni di risparmiare e di complementare le loro attuali soluzioni SunSystems FMS di Infor.
Rispetto alle metodologie tradizionali basate su produzione di documentazione caratacea, nelle comunicazioni del fornitore tramite gli ordini di acquisto, nella generazione delle fatture di acquisto e nelle notifiche dei pagamenti, sono notevoli i risparmi sia in termini di tempo che di costo.

Non solo l'automatizzazione di questi processi consente un notevole risparmio di tempo, spazio e soldi, ma inoltre, elimina le grandi inefficienze che si generano per le mancate autorizzazioni interne dovute alle difficoltà di far reperire tempestivamente e nel posto giusto i documenti cartacei.

Le soluzioni P2P si concentrano sui metodi di comunicazione elettronica dei documenti e dei flussi di lavoro, automatizzando il compito costoso e dispendioso di inserimento manuale dei dati.

Purchase to Pay per Infor Fms Sunsystems

• Acquisizione dati

• Scannerizzazione delle Fatture
  

• Autorizzazione Fatture
  

• Notifiche di pagamento
  

• BACS (solamente UK)
  

Il Document management di Version One ed il software Imaging ricoprono le seguenti aree:

• Delivery degli Ordini di Acquisto
  

  • La generazione e la distribuzione dei documenti di acquisto al fornitore è di solito la prima comunicazione che si esegue nel processo di P2P. Il processo di solito comporta la pubblicazione e la stampa di documenti, incidendo sul consumo di tempo e di denaro. 

• Scansione OCR (optical Character Recognition) tramite il riconoscimento Ottico dei Caratteri
  

  • Il documento successivo nel processo di P2P è la fattura di acquisto dal fornitore. Questo presenta tipicamente tre sfide per un'organizzazione.
    

    • Digitazione manuale dei dati della fattura nel FMS 

    • Creazione delle copie della fattura per la visibilità

    • Memorizzazione di una copia delle fatture per i vari controlli ed ai fini fiscali
      

• Scannerizzazione di base del Bar Code
  

  • In un'organizzazione con bassi volumi di fatture di acquisto o di bassi volumi di distribuzione delle fatture stesse, l'acquisizione automatica dei dati potrebbe non essere vista come un grande risparmio. Tuttavia, l'archivazione elettronica delle immagini consentirà di ottenere ugualmente vari benefici di business
    
    

• Pagamenti 

  • Una volta che una fattura è stata approvata, per completare la transazione deve essere fatto un pagamento al fornitore. Associato al pagamento, la maggior parte delle organizzazioni, emetterà un avviso di notifica di pagamento al fornitore, indicando l'importo da pagare e le fatture a cui è collegato.

• Autorizzazione della Fattura d'acquisto
  

  •  Una volta che la fattura di acquisto è stata processata , prima di poter essere pagata, si richiede tipicamente l'approvazione di un utente al di fuori della principale funzione finanziaria. Questo è in genere un documento che richiede un processo più o meno articolato, viene creata manualmente una copia della fattura e successivamente inviata agli approvatori.

• Accesso ai documenti SunSystems

  
  

  • Attraverso la soluzione di Version One, tutti questi documenti in fase di elaborazione possono essere contemporaneamente catturati e indicizzati in un Archivio DB, a questo punto tutti gli utenti SunSystems hanno la possibilità di accedervi dal loro ambiente di lavoro